ضريبة التقارير
تقارير البرنامج ضريبة على الإنتاجية. كل ساعة يقضيها مدير مشروع في تجميع تقرير هي ساعة لا تُقضي في إدارة المشروع. في البرامج الكبيرة، يمكن أن تستهلك ضريبة التقارير 20-30% من وقت فريق إدارة المشروع.
تقليل 60% الذي حققته في برنامج STC لم يكن تحسيناً لمرة واحدة. بل كان إعادة تفكير منهجية في كيفية تدفق البيانات من الميدان إلى التنفيذي.
مبدأ الأتمتة
المبدأ بسيط: يجب إدخال البيانات مرة واحدة، من المصدر، وتتدفق تلقائياً إلى كل تقرير يحتاجها. مدير الموقع الذي يكمل تحديث حالة يومي لا يجب أن يعيد إدخال تلك البيانات في تقرير أسبوعي.
مجموعة الأدوات
مجموعة أدوات الأتمتة لا تحتاج إلى أن تكون مكلفة أو معقدة. في برنامج STC، استخدمنا مزيجاً من نموذج إدخال بيانات على الويب وقاعدة بيانات مشتركة وطبقة تقارير.
إدارة التغيير
التكنولوجيا كانت الجزء السهل. الجزء الصعب كان تغيير السلوك. النهج المرحلي كان: الشهر الأول تشغيل متوازي، الشهر الثاني النظام الآلي كأولي، الشهر الثالث تقاعد النظام اليدوي.
الرقم 60%
قُلل التقليل بنسبة 60% بقياس الوقت المستغرق في أنشطة التقارير قبل وبعد الأتمتة. قبل: متوسط 22 ساعة أسبوعياً. بعد: متوسط 9 ساعات. الساعات الـ 13 الموفرة أُعيد توجيهها لزيارات المواقع ومراجعات المخاطر وإدارة المقاولين.
