مشكلة الأوراق
معظم سجلات المخاطر أوراق. موجودة لأن منهجية إدارة المشاريع تتطلبها، أو لأن العميل طلب واحدة. تُنشأ في بداية المشروع وتُحفظ في مجلد وتُحدث أحياناً. ليس لها أي تأثير على نتيجة المشروع لأنها لا تُستخدم لاتخاذ القرارات.
مبدأ حماية الهامش
الغرض من سجل المخاطر ليس توثيق المخاطر. الغرض هو حماية الهامش. كل مخاطرة في المشروع لها تأثير محتمل على التكلفة، ومجموع تلك التكاليف المحتملة هو التعرض للمخاطر الذي يهدد هامش ربح المشروع.
بناء السجل: العشرة الأوائل
أنا أدعو لسجل مخاطر لا يزيد عن عشرة مخاطر نشطة في أي وقت. عشرة مخاطر يمكن إدارتها بفعالية — مراجعتها أسبوعياً وتحديثها. مئتان لا يمكن.
المراجعة الأسبوعية للمخاطر
سجل المخاطر ليس وثيقة ثابتة. بل أداة إدارة حية تُراجع كل أسبوع. هذه الإيقاع الأسبوعي هو ما يحول السجل من أوراق إلى أداة إدارة.
ربط المخاطر بالاحتياطي
يجب أن يُبلغ سجل المخاطر مباشرة ميزانية احتياطي المشروع. إجمالي التعرض للمخاطر — مجموع (الاحتمالية × التأثير) — هو الحد الأدنى للاحتياطي.
السجل كأداة تواصل
سجل المخاطر أيضاً أداة تواصل. عندما يذهب مدير المشروع إلى الراعي ويقول 'نحتاج مليون دولار إضافية في الاحتياطي لأن ثلاث مخاطر جديدة تم تحديدها'، يقدم السجل الدليل.
